門禁系統的首要功能是對進入測繪檔案庫房檔案密集架的管理人員身份進行識別和控制，借助RFID技術設立身份識別卡，識別卡內存儲不同級別、不同權限管理人員的具體信息。

例如，可按測繪檔案庫房管理實際設置總管理員、分類管理員和一般人員三類身份。總管理員不僅可以打開庫房大門，還具有庫內所有密集架的打開權限，可以進入庫內調閱任意類型檔案；分類管理員可以打開庫房大門，進入管轄區域內檔案庫區，比如測繪紙質成果庫房管理員，只可以打開測繪紙質成果庫房的密集架，其他類型的密集架無權打開；一般人員只具有進入庫房的權限。

其次，門禁系統借助RFID技術，對非法進入人員進行探測并發出報警信號。最后，對于沒有履行出庫手續的實體檔案出庫信息，由門禁識別器讀取標簽信息反饋給一體化管理系統，系統確認沒有履行出庫手續后，自動啟動報警系統，提高實體檔案的安全控制。檔案庫房檔案密集架是檔案保護的主要研究內容，智能化是庫房發展的必然趨勢。

智能化的檔案庫房采用先進的管理技術手段對庫房的各種環境因素和管理要素進行安全、高效地控制，具有既能保管好檔案，又能方便地提供利用的雙重優勢。鑒于目前智能化測繪檔案庫房的建設尚處于摸索階段，本文立足實際分析了測繪檔案庫房的現狀和存在問題，探討了建立測繪檔案智能化庫房的思路和做法，以期對測繪檔案庫房智能化建設有所助益