智能檔案密集架庫房管理是一項非常繁瑣和專業(yè)性強的工作，需要檔案管理人員具有很高的專業(yè)素質(zhì)和豐富的經(jīng)驗。而且由于工程項目、會計、文書、科研等不同門類的檔案存放于不同的庫房中，為了處理復(fù)雜繁瑣的檔案庫房管理及利用工作，檔案庫房一般會配置多名工作人員，這就增加了企業(yè)在人力成本上的支出，不利于效益原則。 

  傳統(tǒng)的庫房智能密集架管理中需要定期進(jìn)行盤庫與倒架的工作。盤庫是對庫房中檔案實體信息與系統(tǒng)著錄信息進(jìn)行核對，以確保庫藏檔案的完整性和準(zhǔn)確性；智能密集架是由于庫房內(nèi)檔案數(shù)量增加而需要對原有的排列順序進(jìn)行調(diào)整，這兩項工作的進(jìn)行都需耗費大量的人力和時間成本。