7 承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)要求 

7.1 目標(biāo)與原則 

7.1.1 在檔案服務(wù)過程中,承包方應(yīng)以確保客戶的檔案安全為最基本要求。 

7.1.2 承包方應(yīng)建立和完善檔案服務(wù)管理體系(見圖3),持續(xù)提升服務(wù)能力、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量,以更好地滿足客戶需求。 

7.1.3 承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過程方法、改進(jìn)、循環(huán)決策、關(guān)系管理等原則。 

7.1.4 承包方檔案服務(wù)管理體系應(yīng)按照 PDCA(計(jì)劃-實(shí)施-評估-改進(jìn))循環(huán)進(jìn)行建設(shè)。圖3 承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)示意圖 

7.2 戰(zhàn)略管理 

7.2.1 業(yè)務(wù)規(guī)劃 

7.2.1.1 承包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和市場環(huán)境的變化、組織條件和客戶需求的發(fā)展,制定和實(shí)施檔案服務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)劃。 

7.2.1.2 承包方應(yīng)定義組織一定時(shí)期內(nèi)的檔案服務(wù)對象和業(yè)務(wù)單元,建立檔案服務(wù)目錄。檔案服務(wù)目 8 DA/T68.1—2020 錄一般包括服務(wù)名稱、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)期限、業(yè)務(wù)方案、安全措施等。 

7.2.1.3 承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)對象和業(yè)務(wù)單元,制定并實(shí)施檔案服務(wù)管理體系建設(shè)計(jì)劃,有針對性地持續(xù)提升基本服務(wù)能力和相應(yīng)的特定服務(wù)能力。 

7.2.2 績效管理承包方應(yīng)建立檔案服務(wù)績效管理體系,持續(xù)改進(jìn)組織績效,以滿足客戶需求、實(shí)現(xiàn)組織發(fā)展目標(biāo)。 

7.3 資源管理 

7.3.1 人力資源管理 

7.3.1.1 承包方應(yīng)實(shí)行有效的人力資源管理,建立勝任客戶和組織要求的員工隊(duì)伍。 

7.3.1.2 承包方應(yīng)根據(jù)國家勞動法律法規(guī),與員工簽訂書面勞動合同,履行用人單位義務(wù),保障勞動者權(quán)益。 

7.3.1.3 承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)需要,配備檔案或相關(guān)專業(yè)大學(xué)本科以上學(xué)歷,或具有檔案中級以上專業(yè)技術(shù)職稱的員工。承包方應(yīng)保證項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和員工隊(duì)伍具有一定的穩(wěn)定性。 

7.3.1.4 鑒于某些檔案的保密性或特殊性,承包方應(yīng)對擬聘用的員工(尤其是可能接觸到檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的員工)進(jìn)行必要的背景調(diào)查和犯罪記錄調(diào)查,避免某些不適宜的員工接觸檔案內(nèi)容。背景調(diào)查和犯罪記錄調(diào)查宜在法律專業(yè)人員的指導(dǎo)下依法進(jìn)行。 

7.3.1.5 承包方應(yīng)對所有員工進(jìn)行不少于5天的崗前培訓(xùn),至少每年開展1次不少于1天的在崗培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案法律法規(guī)、檔案管理、質(zhì)量管理、保密管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、環(huán)境管理和職業(yè)健康管理等方面的知識和要求。承包方應(yīng)組織員工參加由檔案行政管理部門、保密行政管理部門、客戶舉辦的相關(guān)法規(guī)或檔案培訓(xùn)。  

7.3.2 財(cái)務(wù)管理承包方應(yīng)按照國家法律法規(guī)開展財(cái)務(wù)管理活動,降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),確保組織財(cái)務(wù)的可持續(xù)性。 

7.3.3 技術(shù)管理 

7.3.3.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)管理,確保技術(shù)的有效性和充分性,以減小技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、提升技術(shù)核心競爭力,更好地服務(wù)于客戶。 

7.3.3.2 承包方應(yīng)重視信息技術(shù)的應(yīng)用,關(guān)注承包方信息系統(tǒng)和客戶信息系統(tǒng)的對接。 

7.3.4 基礎(chǔ)設(shè)施管理 

7.3.4.1 承包方應(yīng)配備、管理和維護(hù)提供檔案服務(wù)所需的各種基礎(chǔ)設(shè)施(包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施), 為完成檔案服務(wù)提供保障。

7.3.4.2 承包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求、客戶的需求,以及檔案服務(wù)的實(shí)際需要,確定基礎(chǔ)設(shè)施需求,制定基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案,配置數(shù)量充足的基礎(chǔ)設(shè)施。 

7.3.4.3 承包方配置的基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)獲得相關(guān)質(zhì)量保證,或通過相關(guān)質(zhì)量檢測。承包方應(yīng)對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行有效管理、定期維護(hù),以保障檔案服務(wù)的正常開展。

7.4 業(yè)務(wù)管理 

7.4.1 合同管理 

7.4.1.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)合同管理,規(guī)范合同簽訂過程,確保合同順利執(zhí)行。 

7.4.1.2 承包方應(yīng)基于與客戶約定的內(nèi)容起草合同,明確合同應(yīng)當(dāng)涵蓋的內(nèi)容。合同內(nèi)容至少應(yīng)包括 9 DA/T68.1—2020 服務(wù)內(nèi)容和范圍、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同雙方的義務(wù)和權(quán)利、價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)和付款方式、交付物、服務(wù)和交付期限、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款(也可單獨(dú)簽訂保密協(xié)議)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式等。合同文字應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確、清晰合理,避免因歧義而導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。 

7.4.1.3 承包方 應(yīng) 嚴(yán) 格 執(zhí) 行 合 同 的 交 底 工 作,避 免 因 相 關(guān) 人 員 不 了 解 合 同 具 體 內(nèi) 容 而 引 起 合 同糾紛。 

7.4.1.4 承包方應(yīng)在商業(yè)條件發(fā)生變更時(shí),分析變更的影響,確定是否需要與發(fā)包方協(xié)商對原合同進(jìn)行修訂,從而保障合同的履行和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 

7.4.2 客戶關(guān)系管理 

7.4.2.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)客戶關(guān)系管理,樹立以客戶為中心的服務(wù)理念,提高客戶滿意度。 

7.4.2.2 合同執(zhí)行過程中,發(fā)生可能對檔案造成損害或?qū)Ψ��?wù)造成負(fù)面影響的突發(fā)事件和重大事項(xiàng)時(shí),承包方應(yīng)及時(shí)通知發(fā)包方。 

7.4.3 業(yè)務(wù)流程管理 

7.4.3.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理,建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,保證檔案服務(wù)有序、高效開展。 

7.4.3.2 承包方的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求,符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。  

7.4.3.3 承包方的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)涵蓋組織每一檔案服務(wù)業(yè)務(wù)單元、項(xiàng)目及其每一個(gè)操作環(huán)節(jié)或步驟,且各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。 

7.4.4 質(zhì)量管理 

7.4.4.1 承包方應(yīng)建立質(zhì)量管理體系,為客戶提供高質(zhì)量的檔案服務(wù),增進(jìn)客戶滿意度。 

7.4.4.2 承包方應(yīng)按照 GB/T19000、GB/T19001及與客戶的合同約定實(shí)施質(zhì)量管理。 

7.4.4.3 承包方應(yīng)加強(qiáng)對檔案服務(wù)過程的監(jiān)督、管理,嚴(yán)格控制檔案服務(wù)過程中可能影響檔案服務(wù)質(zhì)量的不良因素,采取防范和糾正措施。 

7.4.4.4 承包方應(yīng)按照 DA/T42開展有效的檔案工作,保證檔案服務(wù)過程的可追溯性。 

7.5 安全管理 

7.5.1 合規(guī)性管理 

7.5.1.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)合規(guī)性管理,規(guī)避各種潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。 

7.5.1.2 承包方應(yīng)掌握適用于檔案服務(wù)的國家法律法規(guī)及其變化,采取相應(yīng)行動滿足其要求。 

7.5.2 保密管理 

7.5.2.1 承包方應(yīng)建立保密管理體系,確保客戶的檔案和其他信息不被非授權(quán)人接觸或獲知。 

7.5.2.2 承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)業(yè)務(wù)單元、項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求,取得相應(yīng)保密資質(zhì)。 

7.5.2.3 承包方應(yīng)了解來自國家法律法規(guī)和相關(guān)方的要求,明確秘密事項(xiàng)的對象范圍、秘密等級及其具體要求;并結(jié)合檔案服務(wù)活動中涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的各個(gè)環(huán)節(jié),制定保密制度,采取嚴(yán)格的保密措施。 7.5.2.4 承包方應(yīng)對組織內(nèi)部關(guān)鍵崗位實(shí)行保密安全責(zé)任制,確保保密措施的具體落實(shí)及泄密責(zé)任可追究。 

7.5.2.5 承包方應(yīng)與員工簽訂書面的保密協(xié)議(或保密承諾書),要求員工承諾在工作過程中不摘抄、刪改、復(fù)制、泄露發(fā)包方的檔案和其他信息。保密協(xié)議的條款可參見附錄 C。  

7.5.2.6 承包方應(yīng)按 GB/T22080、GB/T22081或與客戶的合同約定實(shí)施信息安全管理,加強(qiáng)計(jì)算機(jī) 10 DA/T68.1—2020 系統(tǒng)的保密管理,保證電子檔案的秘密安全。 

7.5.2.7 承包方應(yīng)制定應(yīng)急管理處置預(yù)案,響應(yīng)突發(fā)的泄密事件,將泄密事件的不良影響最小化。

7.5.2.8 承包方應(yīng)支持和配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及客戶的安全檢查或調(diào)查。 

7.5.3 風(fēng)險(xiǎn)管理 7.5.3.1 承包方應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)管理體系,避免或降低風(fēng)險(xiǎn)給客戶和組織帶來的損失,確保組織運(yùn)營的可持續(xù)性。 

7.5.3.2 承包方可按照 GB/T24353及與客戶的合同約定實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理。承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)環(huán)境和內(nèi)容,制定風(fēng)險(xiǎn)管理方針和風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。 

7.5.3.3 承包方應(yīng)參考《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》的相關(guān)要求制定應(yīng)急處置預(yù)案,并向客戶備案。風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生時(shí),承包方應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案,采取相應(yīng)措施最大程度地降低風(fēng)險(xiǎn)事故給組織和客戶造成的損失。 

7.5.3.4 風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生后,承包方應(yīng)積極與客戶溝通,共同商議后續(xù)事宜。 

7.5.4 知識產(chǎn)權(quán)管理承包方應(yīng)建立和完善知識產(chǎn)權(quán)管理體系,有效保護(hù)客戶和組織的知識產(chǎn)權(quán),維護(hù)客戶和組織的權(quán)益。 

7.5.5 環(huán)境管理承包方應(yīng)按照 GB/T24001及與客戶的合同約定建立環(huán)境管理體系,支持環(huán)境保護(hù)和污染預(yù)防,控制檔案服務(wù)對環(huán)境的影響。 

7.5.6 職業(yè)健康管理承包方應(yīng)按照 GB/T28001及與客戶的合同約定建立職業(yè)健康安全管理體系,保證與檔案服務(wù)相關(guān)的員工及其他人員的健康安全。

8 第三方機(jī)構(gòu)工作規(guī)范 

8.1 第三方機(jī)構(gòu)工作原則  

8.1.1 獨(dú)立原則第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)為與發(fā)包方或承包方無資產(chǎn)、行政隸屬或重大利益關(guān)系的法人,能獨(dú)立開展工作并承擔(dān)責(zé)任,不受或少受發(fā)包方、承包方中任何一方的影響。  

8.1.2 公正原則第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)秉承客觀、中立、公正的原則,采用科學(xué)方法對承包方進(jìn)行評價(jià),避免主觀偏好。 

8.1.3 真實(shí)原則第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)真實(shí)地向發(fā)包方、承包方反映實(shí)際情況,避免夸大優(yōu)勢、避諱弱勢等不實(shí)行為。 

8.2 第三方機(jī)構(gòu)工作要求 

8.2.1 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)樹立以客戶為中心的理念,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),提高客戶滿意度。 

8.2.2 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)通過與發(fā)包方的反復(fù)溝通、交流,充分了解發(fā)包方自身情況及其需求,從而據(jù)此為其選擇合適的承包方。 11 DA/T68.1—2020 8.2.3 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)了解國家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和市場環(huán)境等的變化及其影響,掌握業(yè)務(wù)范圍內(nèi)承包方發(fā)展情況,了解各個(gè)承包方具體的優(yōu)勢與劣勢。 

8.2.4 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)詳細(xì)了解承包方的資質(zhì)、服務(wù)能力、經(jīng)驗(yàn)和信譽(yù)等情況,并將調(diào)查結(jié)果客觀、真實(shí)地反饋給發(fā)包方。 12 DA/T68.1—2020 附 錄 A (資料性附錄) 檔案服務(wù)外包合同主要參考條款甲方: (發(fā)包方) 乙方: (承包方) 根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī),甲乙雙方就 事項(xiàng)協(xié)商一致,共同訂立本合同,以明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。

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