引進RF I D技術(shù)對入庫檔案進行全過程智能化管理，是構(gòu)建檔案安全體系的一項創(chuàng)新性工作。浙江省麗水市檔案局立項的“R F I D技術(shù)運用于檔案實體管理的可靠性研究”課題，在深入調(diào)研的基礎上，通過大量的對比試驗，對R F I D技術(shù)運用于檔案實體管理的可靠性進行了分析，提出了在檔案館庫房復雜環(huán)境條件下運用R F I D技術(shù)的最佳方案。課題研究成果已成功應用于麗水市檔案局開發(fā)的智能化庫房管理系統(tǒng)。該課題榮獲2015年度國家檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎。

研究背景

無線射頻技術(shù)(簡稱RFID)是一種非接觸式的自動識別技術(shù)，它通過射頻信號自動識別目標對象，并獲取相關數(shù)據(jù)。20世紀90年代以來，R F I D被廣泛應用于工業(yè)自動化、商業(yè)自動化、交通運輸控制管理等眾多領域。近年來，圖書館、博物館開始探索并運用RF ID技術(shù)。理論上，RF ID技術(shù)與條形碼相比，除了可以省去人工操作，還具有防水、防磁、耐高溫、讀取距離大、數(shù)據(jù)可加密、存儲容量大、存儲信息可更改等特點，在提高檔案盤點效率、查找檔案和排架糾錯、簡化借還手續(xù)和個性化服務、防盜和安全、統(tǒng)計流轉(zhuǎn)和利用信息等方面具有較強的優(yōu)越性。

國內(nèi)一些檔案館在R F I D技術(shù)應用于檔案實體管理上進行了初步探索，但效果不盡如人意。有的檔案館沒有深入研究檔案館館藏檔案排架方式與圖書館圖書排架方式的區(qū)別，照搬圖書館應用RFID技術(shù)對盤點圖書的方法管理庫房檔案實體，結(jié)果在盤點館藏檔案時，以件為單位的檔案實體信息無法被正確、完整地讀取，出現(xiàn)漏讀、錯讀現(xiàn)象。有的檔案館在檔案密集架管理系統(tǒng)上應用RF I D技術(shù)，由于密集架管理系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)不兼容，檔案出(入)庫時需要同時操作密集架管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)，增加了庫房管理員的工作量，有的甚至因檔案實體出入庫流程太復雜而關閉了該系統(tǒng)的應用。

麗水市檔案局在數(shù)字檔案館系統(tǒng)升級改造工作中，采取軟件設計與課題研究同步進行的方式。在課題研究中，充分考慮檔案館庫房復雜環(huán)境下不同裝具對無線射頻和信號的干擾情況，設計了條形碼和RF I D在檔案實體管理應用上的安全性對比實驗、標簽與檔案信息的數(shù)據(jù)寫入方法影響數(shù)據(jù)讀取的可靠性對比試驗、庫房復雜環(huán)境對標簽讀取效率的影響試驗，并依據(jù)試驗數(shù)據(jù)，提出了R F I D技術(shù)應用于檔案實體管理、建設智能化數(shù)字檔案館系統(tǒng)的應用策略。

主要研究成果

通過R F I D應用于檔案實體管理的可靠性試驗，麗水市檔案局在智能化數(shù)字檔案館項目建設中，重新構(gòu)建了數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，建設了基于RFID技術(shù)的智能化數(shù)字檔案館。

1.通過條形碼與R F I D在檔案實體管理應用上的安全性對比實驗，樹立檔案實體管理應用RFID技術(shù)的信心首讀率和誤碼率是自動識別技術(shù)的主要評價指標。首讀率指對一組數(shù)據(jù)進行一次性識別時的成功概率;誤碼率指對一組數(shù)據(jù)進行識別時，可能出現(xiàn)錯誤字符的統(tǒng)計概率。目前，檔案館應用于檔案實體管理的識別技術(shù)通常有條碼識別技術(shù)與RF ID技術(shù)。通過兩種技術(shù)首讀率和誤碼率的對比實驗，可知條碼技術(shù)與RF I D技術(shù)在檔案實體管理方面各具特點：

一是一維碼和二維碼制作成本低，且兩項指標理想，可用于大量需求且數(shù)據(jù)不需要更改的場合。但是，條形碼必須通過光電掃描設備掃描，工作效率比RFID低，館藏檔案使用一維碼或二維碼管理，沒有實際意義。

二是R F I D最大的優(yōu)勢在于非接觸式掃描，而且是一次性大批量識讀，在識別系統(tǒng)中運行時，完成識別，無需人工干預，適于自動化管理。RFID標簽完全封裝，不易損壞，識別數(shù)據(jù)需與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫綁定，系統(tǒng)的保密性強。但是，有研究指出，RF ID存在磁性消退的可能性，即隨時間推移，RFID標簽可能因消磁而無法正確讀取。

課題組在試驗的基礎上，提出將一維碼與RFID標簽相結(jié)合，定制符合檔案館檔案實體管理要求的R F I D標簽，在將檔案數(shù)據(jù)寫入標簽的同時，在標簽上打印一維碼，取兩種識別技術(shù)的長處，以提高首讀率和降低誤碼率。