檔案實(shí)體智能管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的人庫、出庫、調(diào)檔、存放等智能化管理。該系統(tǒng)的核心是檔案二維碼管理系統(tǒng)，由檔案密集架TS控制系統(tǒng)、檔案密集架遠(yuǎn)程控制系統(tǒng)、檔案資料RFID管理系統(tǒng)組成。檔案實(shí)體智能管理包括：檔案模板管理、檔案庫管理、檔案盒管理、檔案條目信息管理、檔案利用管理、檔案文件服務(wù)等。

  檔案實(shí)體管控模塊通過條碼、電子標(biāo)簽(RFID)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案出入 庫自動同步、自動記錄庫房管理數(shù)據(jù)，提高實(shí)體檔案岀入庫效率，保障實(shí)體檔案安全。在檔案管理中使用RFID電子標(biāo)簽管理技術(shù)，通過非接觸方式將檔案電子 身份信息寫入RFID標(biāo)簽,為每盒檔案粘貼可識別的RFID身份信息。庫房內(nèi)檔案定位體系由檔案的高頻RFID標(biāo)簽、檔案盒在密集架上的智能定位、庫房整體的RFID出入門禁三大部分組成。通過檔案盒在密集架上的智能定位功能使檔案在 架體上的存儲位置精確到盒，實(shí)現(xiàn)檔案位置的精確管理，并通過RFID出入門禁控制檔案進(jìn)出庫房，實(shí)現(xiàn)檔案在庫房內(nèi)的全過程管控。

  通過條形碼掃描完成檔案的借出、歸還信息錄入及管理，實(shí)現(xiàn)無序存放、有序管理。檔案入庫歸還時(shí)，工作人員以手持機(jī)掃描檔案的條碼或者電子信息，然后再掃描檔案存放位置的條碼和電子信息，系統(tǒng)將自動開啟密集架，管理人員把檔案放到想放的位置即可，系統(tǒng)會自動識別放入檔案的位置，完成無序存放入庫上架。

  對于批量的入庫操作，系統(tǒng)會自動根據(jù)檔案的存儲位置生成一個開啟密集架的隊(duì)列,管理人員根據(jù)清單和手持設(shè)備進(jìn)入庫房,系統(tǒng)會默認(rèn)開啟隊(duì)列的第一個存儲位置的密集架,管理人員把實(shí)體檔案放入存儲位置后,用手持機(jī)操作通知系統(tǒng)已完成第一個操作，系統(tǒng)會自動開啟隊(duì)列的下一個存儲密集架。

  檔案出庫時(shí)，管理人員輸入調(diào)檔信息，智能密集架根據(jù)綜合檔案管理平臺查詢的檔案位置信息，可自動打開檔案所在架體，同時(shí)將檔案位置信息通過LED屏顯示、語音播報(bào)、PDAfi示、智能移動終端信息顯示等方式通知管理人員取檔。電子標(biāo)簽閱讀器會自動捕獲出庫實(shí)體檔案信息，并且根據(jù)系統(tǒng)授權(quán)信息判斷可否授權(quán)出庫。如果是授權(quán)出庫的檔案，系統(tǒng)會在LED屏顯示并且確認(rèn)出庫;如果沒有授權(quán)信息,系統(tǒng)會啟動報(bào)警機(jī)制。