國家衛計委 014年1月1日起執行的《醫療機構病歷管理規定》，要求住院病歷在病例密集架保存時間自患者最后一次住院出院之日起不少于30年。國內大型醫院都會存儲幾十萬甚至幾百萬冊病案。如何管 理這些病案，如何保證這些病案的安全尤為重要。由于國內大部分醫院病案管理都是以手工操作為主，在病案的回收、整理、編碼、上架以及復印借閱等環節存在很多漏洞和缺點。以某院為例，病案上架過程為：首先，對所有需要放在病例密集架的病案按病案號由小到大的順序進行排列。其次，核對排好序的每一本病案的病案袋與所裝病案的一致性。如果裝錯病案袋，以后查找起來就如大海撈針。

翁源中醫院案例

  最后，進行待上架病案與患者出院清單進行核對。病案科病例密集架每月的出院清單有70-80頁，核對工作需要兩人或多人以唱票的形式完成。這種核對工作存在很多的缺點：首先需要兩個人或多人配合，不僅人員浪費，核對工作過程還效率低下；其次患者前來復印或借閱病案時，需要翻閱出院清單，才能確定病案是否能夠復印或借閱，人工翻閱出院清單速度慢，工作效率低下；最主要的缺點就是在出院清單上打“√”的時候容易勾錯行，且這種情況出現的頻率還很高，這就造成病案是否真正上架不能確定。對于病案封皮上患者姓名、病案號信息的手寫，不僅字跡潦草，重要的是由于工作人員的疏忽，還往往將病案號寫錯，這樣病案就會放置在錯誤的位開灤總醫院病案管理科置上，造成庫房病案存放的混亂。對于具體的病案上架過程，由于國內大部分醫院病案庫房都是利用密集架進行存放。所有醫院的做法都是在密集架的每一行前端標注這一行應該存放的病案的范圍，如：276001 到 276490。這樣工作人員在病案上架時首先需要在庫房中找到這 個范圍。這個范圍的查找是很麻煩的一件事。