一、檔案安全的內(nèi)涵 

  檔案安全包括檔案實體安全和檔案信息安全兩個方面。檔 案實體安全是指承載檔案信息的各種載體不受損壞、破壞或丟 失，盡量延長檔案的壽命，檔案安全可用。檔案信息安全是指 檔案信息內(nèi)容完整、可控，未被破壞或未被非法知曉、使用。 在檔案實體安全方面，一是資源安全，要對檔案從收集歸檔到 鑒定銷毀全過程進行管理，轉(zhuǎn)變?nèi)霂旃芾淼乃季S，從源頭保障 檔案資源安全。二是保管環(huán)境安全，隨著全國檔案設施升級提 升，需要通過“大云物移智鏈”等信息化技術(shù)進行智慧化管 理，建立全方位智能管理庫房。在檔案信息安全方面，電子文 件已有逐漸代替紙質(zhì)文件趨勢，成為檔案主體，需要確保檔案 有關(guān)信息系統(tǒng)的環(huán)境與設備安全、網(wǎng)絡安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù) 安全和數(shù)據(jù)載體安全等，從而保證電子檔案的真實、可靠、完 整、可用。智慧檔案安全體系是智慧檔案體系的基礎，是智慧 檔案體系高效、穩(wěn)定運行的保障，直接影響著智慧檔案作用的 發(fā)揮。檔案安全體系是為維護檔案安全、確保檔案資源不受損 壞而建立起來的保障體系，要堅持“安全第一、預防為主”的 檔案安全工作方針，確保檔案實體安全和信息安全。

  二、目前存在的問題 

  檔案庫房應滿足防火、防盜、防高溫、防潮防水、防光、 防塵、防有害生物（蟲、鼠）、防有害氣體等“八防”功能， 檔案業(yè)務技術(shù)用房應配備容災備份、應急電源、CAD繪圖儀、 工程圖紙復印機、縮微機等設備。傳統(tǒng)的庫房管理比較落后， 檔案裝具及“八防”設備都已無法與信息化時代相適應。檔案 裝具使用無法移動的檔案柜，占用面積大，在辦公用房緊張的 情況下影響檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，或使用手搖式密集架，檔案取 用費時費力。防火使用普通滅火器，防盜使用木質(zhì)門及機械鑰 匙，防高溫使用家用空調(diào)，防潮使用除濕機，防光使用防光窗 簾，其他防護措施幾乎沒有。智能庫房開始采用智能設備以提 升庫房管理效率，但仍然存在不容忽視的問題。一是現(xiàn)有檔案 庫房管理系統(tǒng)多使用在局域網(wǎng)，使用不方便，隨著移動互聯(lián)網(wǎng) 的普及，檔案管理人員需要通過多端擴展訪問，隨時隨地的對 庫房進行遠程管理。二是設備（消防、燈光、溫濕度、門禁） 服務器均獨立運行，無法由一個主服務器同時控制，缺少有針 對性的遠程控制、自動預警等功能，各系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，由于 未能打通數(shù)據(jù)通路，在業(yè)務協(xié)同方面，產(chǎn)生了信息孤島，降低 了信息的使用效率。三是智能設備經(jīng)常出現(xiàn)故障，無法統(tǒng)計分 析是設備自身因素還是環(huán)境影響，不利于今后設備運維。四是 空調(diào)、加濕除濕機等設備常年開放，無法按照周邊的情況實時 調(diào)整溫濕度設置，從而導致能耗較高，不符合節(jié)能環(huán)保的基本 要求。

  三、智慧庫房基本功能 

  智慧檔案庫房建設，應是構(gòu)建深度交互、開放共享、廣 泛互聯(lián)的泛在庫房物聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)物與物、人與物、人與人的全 面互聯(lián)、深度感知；以需求為導向提供人性化服務應用，滿足 各類人員的差異化服務需求，系統(tǒng)性地為實體檔案的整個生 命周期提供智能化和流程化的輔助管理，全面提供庫房管理的 “智慧”服務。通過“大云物移智鏈”等技術(shù)全面開展人員、 檔案、庫房環(huán)境、設備等實體檔案管理過程中相關(guān)因素的全過 程管理，并通過大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)深度挖掘數(shù)據(jù)價值， 識別潛在隱患并及時解決，并為優(yōu)化庫房運行成本、后期設備 選型、節(jié)能改造、庫房擴容等方面提供決策參考。 （一）人員管理。目前庫房人員管理仍停留在線下，操 作及管理較不嚴格。智慧檔案庫房人員管理，一是要全面梳理 人員在庫房內(nèi)的工作流程，將各類制度要求的流程固化在系統(tǒng) 中，實現(xiàn)檔案管理、庫房巡檢、維修等與庫房有關(guān)的操作全面 實現(xiàn)線上操作，并將操作與視頻監(jiān)控、門禁及RFID設備等狀態(tài) 聯(lián)動，實現(xiàn)檔案絕對安全。二是對未處理工作及定期工作進行 待辦提醒，確保工作的閉環(huán)處理。三是設置人員通訊錄，檔案 人員入職資質(zhì)審核、工作履歷、獲得榮譽、離職工作移交審核 進行全過程管理，確保工作合規(guī)性。 （二）實體檔案管理。目前實體檔案管理仍停留在人工 管理階段，檔案數(shù)量龐大管理不易，容易造成檔案數(shù)量、質(zhì)量 臺賬不清晰等情況。智慧檔案庫房通過研究實體檔案全生命周 期管理，利用物聯(lián)網(wǎng)和RFID、二維碼等技術(shù)實現(xiàn)館藏檔案的移 交、消毒、上架、盤點、利用、鑒定、銷毀等全生命周期管理， 實現(xiàn)檔案與密集架的一一對應，定期提醒檔案的盤點、消毒、鑒 定等工作，明確各方職責，把檔案管理流程固化到系統(tǒng)中。 （三）庫房環(huán)境管理。1.防火。智慧檔案庫房應具備 火災預警功能，利用紅外熱成像裝置等設備，全面覆蓋庫房 區(qū)域，設定溫度閾值，在線路老化、設備故障等情況下提前 預警溫度異常情況，及時通知檔案人員及消防人員排查消防 隱患，從而保證庫房安全。2.防盜。視頻監(jiān)控實現(xiàn)庫房全覆 蓋，門禁實現(xiàn)人臉、指紋、密碼三重防護并有遠程授權(quán)開門功能，門禁開門自動關(guān)聯(lián)截取固定時長視頻進行保存，確 保入庫工作合規(guī)高效。結(jié)合RFID技術(shù)確保檔案出入合規(guī)，未 經(jīng)過審核的檔案出入庫將有系統(tǒng)報警及現(xiàn)場聲光報警，保證 檔案安全。3.防高溫、防潮。監(jiān)測樓宇溫濕度、室外溫濕度 與庫房溫濕度差距，合理設置庫房溫濕度范圍，降低能耗。 監(jiān)測庫房各類設備能耗情況，進行同一時間不同庫房、同一 庫房不同時間之間能耗對比，用于分析能耗規(guī)律，從而采取 措施降低能耗。4.防有害氣體。采用空氣質(zhì)量檢測裝置進行 庫房內(nèi)外環(huán)境監(jiān)測，對比庫房有害氣體成分，進行針對性 的空氣清潔，利用空氣凈化器、消毒機等形式進行凈化。 （四）設備管理。設備采購、運行、巡檢、維修、報廢等 過程全生命周期管理。通過遠程巡檢與現(xiàn)場巡檢相結(jié)合方式進 行設備狀態(tài)檢測，提高問題發(fā)現(xiàn)效率，減少人員出入庫次數(shù)， 從而減輕檔案人員負擔并且保證庫房環(huán)境穩(wěn)定。構(gòu)建庫房設備 接口管理，實現(xiàn)各類硬件的通信訊號和故障指示及網(wǎng)絡狀況的 統(tǒng)一監(jiān)控，確保設備正常在線。 （五）智能輔助決策。通過收集庫房各類數(shù)據(jù)，設計各 類專題場景，為領(lǐng)導及檔案人員提供輔助決策。設備管理專題 包括設備故障率分析、設備狀態(tài)分析、設備維修成本分析等， 環(huán)境管理專題包括庫房容量使用年限分析、庫房出入庫頻率分 析、報警分析等，檔案管理分析包括檔案門類數(shù)量對比分析、 增長率分析、利用率分析等，人員管理專題包括人員流動分 析、人員管理水平分析等。 （六）全網(wǎng)互聯(lián)。一是與相關(guān)業(yè)務系統(tǒng)互聯(lián)。與OA、短信 平臺等系統(tǒng)集成，實現(xiàn)預警消息短信推送、待辦消息提醒等功 能。二是與移動互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)，通過移動作業(yè)平臺等方式，采用 手持移動終端隨時隨地全面監(jiān)測各庫房運行情況，相關(guān)巡檢記 錄視頻隨時上傳庫房管理系統(tǒng)，提高工作時效性便捷性。