檔案服務外包工作規范

第2部分:檔案數字化服務

Specificationsontheworkofarchivesserviceoutsourcing—

Part2:Archivesdigitizationservice

2020-05-18發布

2020-06-01實施

國家檔案局發布DA/T68.2—2020

前 言

DA/T68《檔案服務外包工作規范》分為如下部分:

———第1部分:總則;

———第2部分:檔案數字化服務;

———第3部分:檔案管理咨詢服務;

———第4部分:檔案整理服務;

———第5部分:檔案保管服務;

———第6部分:檔案銷毀服務;

……

本部分為 DA/T68的第2部分。

本部分按照 GB/T1.1—2009給出的規則起草。

本部分由國家檔案局提出并歸口。

本部分起草單位:國家檔案局經科司、中國中信集團有限公司。

本部分主要起草人:姜延溪、姚維冰、蔡盈芳、王蕾、沈琛、郝華鋒、徐擁軍、韓承潔、袁瑞、張晶晶。

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檔案服務外包工作規范

第2部分:檔案數字化服務

1 范圍

DA/T68的本部分規定了檔案數字化服務外包工作中的發包方工作規范、承包方工作規范、信用評價與質量監督工作規范。

本部分適用于機關、企事業單位和其他社會組織開展的檔案數字化服務外包工作。

本部分適用不涉及國家秘密的檔案數字化服務外包。檔案縮微服務外包可參照本部分執行。

2 規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T17242 投訴處理指南

DA/T31 紙質檔案數字化規范

DA/T43 縮微膠片數字化技術規范

DA/T62 錄音錄像檔案數字化規范

DA/T68.1 檔案服務外包工作規范 第1部分:總則

DA/T71 紙質檔案縮微數字一體化技術規范

3 術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1

檔案數字化服務 archivesdigitizationservice

承包方利用計算機技術將發包方的檔案由模擬信號轉化為數字信號的處理、服務過程。

注:本部分中檔案數字化服務,不包含檔案數字化軟件開發或實施。

4 發包方工作規范

4.1 總體要求

發包方應按照 DA/T68.1的規定,堅持合法、安全、可控原則開展檔案數字化服務外包工作。

4.2 發包前期準備工作

4.2.1 明確工作要求

4.2.1.1 發包方應按照 DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求,確定檔案數字化服務外包的范圍、內容、流程、技術、質量和安全等要求。

22DA/T68.2—2020

4.2.1.2 發包方應對檔案進行鑒定,明確檔案數字化服務外包的范圍和優先順序。涉及商業秘密、個人隱私的檔案數字化服務外包應慎重。利用率高的檔案應作為數字化的重點對象。價值珍貴的檔案,面臨字跡消褪、載體脆化等危險的歷史檔案,具有特色的檔案,以及與重要專題相關性高的檔案應優先數字化。

4.2.1.3 發包方應根據 DA/T31、DA/T43、DA/T62的規定及實際工作需要,明確檔案數字化操作規范、驗收標準及工期。

4.2.2 選定承包方

4.2.2.1 發包方應按照 DA/T68.1的要求對承包方進行篩選。列入政府采購范圍的檔案數字化服務外包項目應遵循政府采購法律法規。

4.2.2.2 發包方應對承包方的股權結構、法定代表人身份、實際控制人身份進行核實,掌握承包方公司背景。

4.2.2.3 發包方應將承包方的財務狀況、項目經驗、員工素質、技術能力、硬件條件、管理制度、實施方案、工期控制、風險控制、售后服務等納入對承包方的評價體系。

4.2.2.4 發包方應對承包方的資質、信用進行考察,了解其是否存在不良記錄。

4.2.3 簽訂合同

確定承包方后,發包方應與承包方簽訂合同。合同的簽訂應符合 DA/T68.1的要求。

4.2.4 選定場所

4.2.4.1 檔案數字化加工場所一般應選擇在發包方的辦公地點。

4.2.4.2 檔案數字化加工場所應設在相對獨立的、封閉的區間。

4.2.4.3 檔案數字化加工場所應滿足防水、防潮、防日光及紫外線照射、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等要求。

4.2.4.4 發包方應自行或要求承包方在檔案數字化加工場所安裝視頻監控系統。視頻監控系統應覆蓋檔案數字化加工場所的出入口、檔案存放區、信息存儲區和工作區,實施全方位監控。視頻監控系統一般應由發包方專人負責,由承包方負責的應接受發包方監管。檔案數字化加工場所設于發包方辦公地點之外的,發包方應定期檢查視頻監控系統,并要求承包方將視頻監控數據及回放記錄移交發包方保存。視頻監控數據自產生之日起保存不少于6個月;發包方應定期對視頻進行回放檢查,在刪除視頻監控數據之前,要留存視頻回放記錄。

4.2.5 配置設備

4.2.5.1 發包方應根據檔案數字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件設備和軟件系統。

4.2.5.2 承包方提供的硬件設備和軟件系統,應經發包方或受發包方委托的第三方檢查合格后方可使用。

4.3 檔案數字化過程管理

4.3.1 發包方應對承包方的檔案數字化加工進行全過程、全方位的管控。

4.3.2 發包方應要求承包方將直接參與本項目檔案數字化加工過程的員工名單向發包方備案。

4.3.3 發包方應對擬數字化的檔案進行敏感性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理,檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要地記錄或標記。

4.3.4 發包方應按照工作計劃分批調檔出庫,并根據工作完成情況分批接收歸庫。調檔出庫與接收歸23DA/T68.2—2020庫時,發包方應與承包方辦理檔案交接手續,填寫檔案交接單一式兩份。

4.3.5 對正在進行數字化加工的檔案,發包方應該(或要求承包方)安排專人保管,每天入庫(柜),不得在工位上留存過夜。對于數字化加工完畢的檔案,發包方應及時與承包方辦理交接手續,接收入庫保存。對于離庫超過1個月或有蟲霉隱患的檔案,應進行消毒殺蟲處理。

4.3.6 發包方應禁止承包方工作人員擅自進入檔案庫房。

4.3.7 發包方應要求承包方按照 DA/T31的規定制作工作流程單,對檔案數字化加工各個環節的工作情況進行記錄。工作流程單應與檔案實體同步流轉。

4.3.8 發包方應對檔案數字化加工過程中使用的計算機硬盤、移動硬盤、U 盤、光盤等各種存儲介質進行安全檢查并登記造冊、統一保管,嚴禁承包方擅自處理。

4.3.9 發生(可能導致)檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件后,發包方應及時向有關部門報告,并采取補救措施。

4.4 檔案數字化成果管理

4.4.1 數據檢驗

4.4.1.1 一般應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗,檢驗合格率應為100%。對于無法使用計算機自動檢驗的項目,可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗,抽檢率不得低于5%。對于數據庫條目與數據內容對應的準確性,抽檢合格率應為100%,其他內容的抽檢合格率應不低于95%。抽檢合格才能通過項目驗收,抽檢不合格則要求承包方返工直至抽檢合格。

4.4.1.2 發包方應要求承包方將檔案數字化加工成果相關的各種工作文件、日志、記錄、元數據等一并移交給發包方。

4.4.2 安全確認

4.4.2.1 發包方應對承包方交付的檔案數字化加工的各種存儲介質、視頻監控數據及回放記錄、工作人員變更記錄等進行安全檢查。

4.4.2.2 發包方應對承包方自帶的各種硬件設備和軟件系統進行檢查,以確保其無信息留存。凡存有信息的,在檔案數字化外包服務驗收后,須作清除信息的安全處理。發包方應將承包方自帶設備的硬盤予以拆除,并將其與數字化加工過程中使用過的其他移動存儲介質一并予以接收。

4.4.3 驗收總結

4.4.3.1 發包方應對檔案數字化外包項目進行項目驗收,對不符合法規、標準、合同的交付成果,應要求

承包方限期整改。

4.4.3.2 經數據檢驗、安全確認、驗收評估之后,發包方應與承包方辦理檔案、數據、硬件設備、軟件系統及其他相關記錄的交接手續。

4.4.3.3 發包方應將檔案數字化服務外包工作中形成的重要文件歸檔保存,并總結經驗,持續改進。

5 承包方工作規范

5.1 總體要求

承包方應按照

DA/T68.1的要求,在加強基本服務能力建設的同時,提高檔案數字化服務所需的 特殊服務能力。

5.2 制定工作方案

5.2.1 在開展檔案數字化加工之前,承包方應對發包方的具體實際需求進行調查研究,掌握擬數字化24DA/T68.2—2020加工的檔案的數量、質量和管理狀況,明確檔案數字化服務的工作目標,以及完成目標所需的條件。

5.2.2 承包方應根據調查研究結果編制工作方案。工作方案內容應包括但不限于:工作目標、工作內容、服務范圍、操作流程、軟硬件配置、人員組織和職責分工、主要技術指標和方法、驗收依據、安全管理措施、進度安排、風險控制等。

5.3 人員管理

5.3.1 承包方應保證參與檔案數字化外包服務的工作人員,已根據國家勞動法律法規與公司簽訂書面勞動合同;并要求員工簽訂保密承諾書。

5.3.2 承包方應根據項目需要,配備具有相應知識水平和業務技能的項目經理和員工,并保證項目團隊成員具有一定的穩定性。

5.3.3 承包方應對項目組成員進行不少于5天的操作培訓,相關成員經考核合格后方可正式上崗。

5.3.4 承包方應按發包方要求規范駐場人員的行為和著裝。

5.4 設備管理

5.4.1 檔案數字化加工所需的計算機各種硬件設備、軟件系統和檔案裝具等,應符合國家相關法律法規和標準的要求。其中,軟件系統應為正版軟件,數據安全與網絡監控軟硬件須通過國家安全認證。

5.4.2 除必要的計算機操作系統、殺毒軟件、檔案數字化加工軟件、數據庫軟件和第三方安全管理軟件外,禁止安裝其他無關軟件。

5.4.3 檔案數字化加工使用的計算機、掃描儀等設備,必須采用技術手段或物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口,如 USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅接口等,封閉的裝置或端口要定期進行檢查。

5.4.4 檔案數字化加工網絡要與其他網絡物理隔離,禁止使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。

5.4.5 檔案數字化加工網絡及信息管理軟件應建立身份鑒別、訪問權限設置等安全保密措施,根據員工類型及崗位職責賦予相應的訪問權限。

5.4.6 檔案數字化加工網絡環境中應配備具有權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的安全保護系統,準確記錄授權用戶的訪問行為、設備接入和檔案數字化成果流向等信息。

5.4.7 用于檔案數字化加工的設備、存儲介質嚴禁與其他設備、存儲介質交叉使用,非數字化加工專用的設備、存儲介質嚴禁帶入數字化加工場所。

5.4.8 檔案數字化加工設備和存儲介質不得擅自送外維修,必須送外維修的應經發包方同意,并由發包方工作人員現場監督。

5.5 現場管理

5.5.1 非工作人員未經允許不得進入檔案數字化加工場所。工作人員完成作業之后,不得在檔案數字化加工場所內停留。

5.5.2 檔案數字化加工場所應設有儲物箱柜,供工作人員和訪客存放物品,并與工作區相隔離。嚴禁將水杯等私人物品以及照相機、攝像機、手機、電腦、移動存儲介質等電子設備帶入工作區域。

5.5.3 檔案數字化加工場所內嚴禁存放除檔案和必備的工具器材設備之外的任何易燃易爆危險品。嚴禁將火柴、打火機、飲料、食品、動物等帶入檔案數字化加工場所。

5.5.4 檔案數字化加工場所內作業完畢后,除必須開啟的監控、報警、消防等電源外,包括照明在內的其他電源必須關閉。

5.5.5 承包方應建立現場上下班物品清點值班制度,嚴禁任何人員擅自將檔案數字化加工場所內的物品帶離現場。下班后,移動存儲設備應存放于專柜、上鎖,指定專人負責保管。25DA/T68.2—2020

5.6 訪客管理

5.6.1 發包方、承包方因業務需要,邀請或接受非工作人員進入檔案數字化加工場所時,應征得發包方的同意,并對訪客的身份、來訪事由進行審核和登記。

5.6.2 必要時,訪客在進入檔案數字化加工場所前應簽訂保密承諾書,承諾不泄露在參觀過程中可能接觸的任何檔案信息。

5.6.3 訪客不得將手機、電腦、照相機、錄像機等具有拍照、錄音、錄像功能的設備帶入檔案數字化加工場所。

5.6.4 訪客進入檔案數字化加工場所,應佩戴發放的標明訪客身份的胸牌,并由發包方或承包方工作人員全程陪同。

5.6.5 訪客應遵守檔案數字化加工場所管理規定,在指定區域內進行參觀,不得隨意走動,不得觸碰物品。

5.7 流程與作業管理

5.7.1 承包方應按照 DA/T31的規定設計檔案數字化流程,主要包括:檔案出庫、數字化前處理、檔案掃描、圖像/音視頻處理、數據庫建立、數據掛接、數字化成果驗收與移交、檔案入庫等。每一環節均應填表記錄。

5.7.2 承包方應防止工作人員在檔案數字化過程中,尤其是對檔案進行拆卷、預整理、復卷等過程中損壞檔案載體,篡改檔案內容。

5.7.3 承包方應根據檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進行數字化,防止因不當掃描儀器和方法損害檔案。

5.7.4 檔案數字化加工的具體操作方法和質量要求應符合 DA/T31、DA/T43、DA/T62 的相關規定。

5.8 成果管理

5.8.1 對于尚未移交發包方的檔案數字化成果,承包方應做好備份管理,以免數據丟失。

5.8.2 承包方應將經數據檢驗的檔案數字化成果,包括檔案數字化過程中形成的各種數字化工作文件、日志、記錄、元數據等,以及使用的各種存儲介質,及時移交發包方,并履行書面交接手續。

5.8.3 承包方應將各種工作人員名單、訪客名單、保密承諾書、檔案交接單、工作流程單、項目驗收報告,以及工作過程中形成的其他記錄歸檔保存兩份,其中一份提交發包方。

5.9 持續改進

承包方應及時總結檔案數字化服務過程中的經驗,不斷改進服務工作,持續提升服務能力。

6 信用評價與質量監督

6.1 信用評價

6.1.1 承包方應建立企業信用評價檔案。

6.1.2 承包方應配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及其他部門對業務、安全、保密等各項檢查或調查。

6.1.3 發包方可對承包方的工作質量進行評價,必要時出具評價意見。

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6.2 服務質量監督

6.2.1 發包方檔案數字化服務外包工作應接受國家有關部門監督。

6.2.2 承包方檔案數字化外包服務工作應接受國家有關部門監督,保證資質證書有效。

6.2.3 第三方機構應按照 DA/T68.1的有關要求開展服務質量監督工作。

6.3 服務質量投訴

6.3.1 承包方應建立服務質量投訴機制,對外公布投訴聯系方式。

6.3.2 承包方應按照 GB/T17242的要求建立投訴受理機構,定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

6.3.3 發包方和承包方發生服務質量爭議時,雙方應協商處理;協商不成的,可申請調解、仲裁或提請訴訟。

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參 考 文 獻

[1] 國家檔案局.檔案工作突發事件應急處置管理辦法.2008年8月27日.

[2] 國家檔案局.檔案數字化外包安全管理規范.2014年12月8日.