傳統檔案管理業務流程，在當前信息化條件下存在一些現實問題，需要根據信息化條件與檔案存儲密集架，對管理流程進行重新梳理與模式再造。例如，有些檔案密集架從辦公自動化系統接轉而來的文件只能人工逐條處理，不能與歸檔檔案數據庫實現信息及數據的互聯、共享，重復建設和數據“打架”現象時有發生；勘測設計的成果（圖紙、技術報告）還不能實現自動歸檔，需手動歸檔或掃描歸檔；現行系統在檔案保存、鑒定與利用方面主要依賴檔案管理人員手動操作完成。“集中”、“反復”成為傳統檔案管理遇到的最主要的困境，當然也有可以解決問題的辦法，（智能檔案密集架）就會在檔案管理業務中體現自身的優勢。

  智能檔案密集架自身的檔案管理系統亦能自動完成，掃描、存儲、定位、盤點，這些都是智能密集架自身產品的一些優勢，它能根據檔案室溫度濕度的變化來進行一個實時的監控以及報警，對于配套的防盜系統也是大大提升了檔案室的安全系數。處理這些基礎的智能盤點功能外，它跟是能做到“防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防濕、防水”。這些功能能大大提升企業或基礎單位人員在檔案室的工作效率，減少傳統檔案儲存需人工手動檢查檔案安全的繁瑣條件。