1. 系統軟件介紹

RFID智能檔案管理系統軟件平臺可分為11個小系統，各子系統通過搭配專業的RFID硬件設備運行。系統包括：

u 標簽轉換系統：實現實物檔案與RFID檔案標簽關聯;

u 館員工作站系統：實現檔案的借閱、歸還、查詢等功能;

u 安全監測系統：實現檔案的自動出入庫、檔案安全監測等功能;

u 盤點系統：實現檔案的上架、順架、盤點、查詢等功能;

u 移動式館員工作站系統：一站式的館員工作平臺，實現檔案的加工、順架、盤點、智能取檔、智能歸檔等功能。

u 全館盤點車系統：實現檔案快速的盤點，與檔案查找;

u 便攜式盤點系統：實現檔案的盤點與查找，也可用于固定資產管理;

u 智能檔案柜系統：實現珍貴檔案、涉密檔案等重點管理檔案的實時盤點，提高檔案的安全性;

u 檔案手保(手機APP或微信應用)，通過手機端應用，實現庫房情況、檔案情況的隨時隨地了解，實現檔案管理空間、時間的延伸;

u RFID檔案查詢系統：實現檔案查詢、三維導航定位;

u 可視化平臺：實現檔案狀態、設備狀態的可視化監控。

1.1 標簽轉換系統

標簽轉換系統運行在RFID館員工作站設備上(或稱“檔案加工設備”)，實現檔案標簽的初始化等工作。系統包括檔案標簽與層架標簽的注冊、更換、注銷等功能，同時支持檔案的查詢統計、導入導出等功能。詳細功能結構如下圖所示：

l 檔案標簽注冊

檔案創建時，工作人員取一張RFID檔案標簽，粘貼到檔案的左側，避開裝訂線的位置。然后將案卷放到RFID館員工作站上，輸入案卷號并回車。系統通過原檔案管理系統的接口服務，獲取檔案的詳細信息，并自動將案卷號寫入RFID檔案標簽與數據庫，實現RFID檔案標簽與案卷號的唯一關聯。

關聯成功后，通過RFID設備讀取到該檔案標簽后，系統就可以顯示該檔案的案卷號、受理人、創建時間等信息。

操作界面如下圖所示：

l 檔案標簽更換

當檔案標簽在使用過程中，被破壞或撕損時，可以將原標簽撕掉，重新粘貼一張新的RFID檔案標簽，通過檔案標簽更換模塊，實現重新關聯。

1.1 館員工作站系統

館員工作站系統運行在RFID館員工作站設備上(或稱“檔案交接儀”)，實現檔案的檔案的歸檔(或接收)、調檔申請、借閱、歸還、續借等，同時也包含對檔案讀者的管理，以及檔案的查詢統計、借閱查詢與統計等功能。系統詳細功能結構如下圖所示：

l 檔案歸檔

案卷在結案后，需要在規定期限內將卷宗移交檔案管理部門，由檔案管理部門完成檔案的裝訂，形成歸檔號，完成歸檔。

檔案在交接時，可實現一次多份檔案的同時接收。只需將多份檔案放置到RFID館員工作站設備上，系統自動讀取RFID檔案標簽，軟件上顯示出檔案的名稱、卷宗號、受理日期、結案日期、應歸檔日期等信息，核對無誤后，點擊“歸檔”，系統自動產生歸檔號，完成歸檔。

歸檔時，系統會將歸檔經辦人、歸檔日期寫入RFID檔案標簽與數據庫中。

l 讀者管理

檔案借閱、歸還等利用過程中，需要填寫使用者信息，即讀者信息。需要在RFID檔案管理系統中創建讀者，填寫讀者的姓名、手機號碼、身份證號、通訊地址等信息。可以將身份證作讀者借閱證件。

l 調檔申請

讀者需要借閱檔案時，在RFID檔案管理系統中查詢并選擇需要借閱的檔案，并提交調檔申請。一次調檔申請可包含多份檔案，檔案管理部門也可以設置一次調檔的檔案最大值。

只有完成調檔申請的檔案，才能進行借閱。

l 借閱

讀者提交調檔申請后，在檔案管理人員電腦中，自動彈出申請調閱的檔案信息，并從庫房中取出檔案。在檔案經過安全門禁時，門禁會核對檔案信息，對于拿錯或少拿檔案時，將告警提醒。

讀者來檔案管理部門取檔案時，出示借閱證(身份證件)，完成檔案的借閱。檔案借閱界面如下圖所示。

l 歸還

檔案歸還時，只需要將檔案放置到RFID館員工作站設備上，系統顯示檔案信息，確認后即可完成歸還。

RFID智能檔案管理系統中，對每個讀者設置有“讀者積分”，系統根據讀者積分的大小，自動匹配借閱期限。每次借閱并按期歸還后，積分將上升。若出現借閱后，未按期歸還，積分將并扣除。