1. 項目背景

1.1 現狀分析

高校檔案館是集中保管高校學生檔案、學籍檔案等的基地，是高校各方面利用、保管信息資源中心，檔案館工作是高校檔案管理業務的主體。確保檔案保存的規范、完整和安全，是高校各級領導和全體工作人員的共同任務。

云計算、物聯網及相關技術的發展迅速推動著智慧城市、智慧校園的成熟，智慧校園的發展以其獨有的魅力為我們展現一個智能化、科技化的校園。技術的革新催生了智慧的進步，智慧校園將會給當前的檔案管理發展帶來新的契機和深遠影響，轉型發展中的檔案管理開始走向智慧化管理。

浙江立芯信息科技股份有限公司在這個大背景下，通過大力發展物聯網技術，深入應用RFID技術，開發了基于RFID技術的檔案智能管理系統。

1.2 系統建設意義

RFID智能檔案管理系統，通過引入物聯網的先進技術與理念，規劃與構筑一張低功耗的物聯傳輸的骨干網，規劃與建設物聯網的大數據、云計算及分析平臺，以創新的模式實現物聯網時代下的檔案安全管控工作。通過RFID電子標簽，實現檔案實體的電子化標識。利用RFID技術的特性，實現檔案從形成、歸檔和利用的全生命周期管理，確保檔案安全。

建設基于RFID技術的檔案智能管理系統，在實際運行中的意見包括：

1、檔案創建時就粘貼一張RFID電子標簽，實體的電子化標識;

2、檔案歸檔自動提醒，確保檔案在規定期限內移交檔案管理機構歸檔;

3、實現檔案出入庫的實時監測，避免檔案利用時多拿、錯拿等問題;

4、實現檔案從創建、歸檔、利用的全流程追溯、可視化管理;

5、借助RFID智能盤點車，實現檔案快速盤點、定位與查找。

2. 系統概述

2.1 系統設計原則

系統研發與建設遵循以下原則：

注重整體規劃

RFID智能檔案管理系統由三部分組成，第一，RFID智能檔案管理系統的核心硬件，包括RFID無源電子標簽、檔案加工設備、安全門禁、智能盤車等;第二，RFID智能檔案管理系統平臺，包括檔案加工系統、安全監控系統、智能盤點系統、可視化監控平臺，以及第三方數據接口服務;第三，硬件中間件，包括路口等RFID數據采集基站、工業級交換機、機柜、PC機、服務器、不間斷電源等;

立足自主研發

系統建設的核心技術符合市場通用的ISO18000-6C通訊協議，采用國家規范的超高頻頻段920MHz~925MHz，運用RFID的自動識別和非接觸性的信息采集處理，把先進的信息技術、數據通信技術、電子控制技術及計算機處理技術等進行有效地綜合應用，從而建立起一套大范圍、全方位，并且實施、準確、高效的檔案安全管理系統，實現了需要檔案安全狀態的實時監控。

著眼未來發展

在系統整體架構、服務設備選型、電子標簽功能選型、基礎數據采集等方面，均充分考慮后續功能的實現，兼顧設備的兼容性、系統的擴充性、功能的擴展性和應用的多樣性;

強化系統規范

系統開發和資源建設符合統一的技術規范和表征體系，注重開發工作的連續性和共享性，注意為后續系統的研發、推廣留有規范的數據及控制接口。統一開發應用技術、數據存儲格式、信號傳輸制式、互聯接口模式等技術指標;

發揮建設效益

系統開發與建設要結合現有實際情況，在現有系統基礎上進一步加強檔案的安全管理工作;按照統籌規劃、邊建邊用、逐步完善的建設思路，充分發揮建設

RFID智能檔案管理系統按生命周期管理分為三部分。首先是檔案創建時，為每一卷檔案粘貼一個RFID電子標簽，通過RFID檔案加工裝置，實現電子標簽與檔案的唯一關聯。

其次是檔案需要在規定期限內將檔案交接給檔案管理部門，通過RFID檔案交接儀實現檔案快速交接，并歸檔。

最后是檔案的上架與管理。包括使用智能盤點車實現檔案的上架、盤點與查找;使用館員工作站，實現檔案的快速借閱、歸還等功能;安全門禁則進行檔案的自動出庫與入庫，實現檔案的安全監控;可視化監控平臺，則全程監控檔案的狀態(如外借檔案數量與超期提醒，結案待歸檔檔案數據與超期提醒等)、RFID設備運行狀態、庫房溫濕度、實時視頻等信息。

RFID智能檔案管理系統分為服務器層、中間服務層、設備層。

服務器層一般部署在學校服務器機房，包括數據庫服務器與應用發布服務器。數據庫服務器用于存儲RFID檔案標簽數據、檔案應用過程數據、定位數據、報警數據等;應用發布服務器用于發布RFID智能檔案管理軟件系統，用戶在客戶端直接使用瀏覽器進行訪問，實現檔案的三維導航定位、檔案信息查詢、統計等功能。

中間服務層用于RFID智能檔案管理系統與高校原檔案管理系統的無縫對接，實現檔案相關信息的自動提取、檔案狀態的無縫對接;密集架接口服務用于在RFID盤點設備上直接控制或智能控制密集架的開架、閉架、通風等操作;RFID數據同步服務用于智能盤點車上架、盤點等過程數據的自動上傳與下載服務。

設備層為各類RFID終端設備，設備層通過TCP/IP接口接入檔案館內網，與服務器層和中間服務層通訊。設備層包括：館員工作站、智能盤點車、全館盤點車、安全門禁、可視化監控平臺等硬件，通過RFID電子標簽對實物檔案進行唯一標識，實現檔案的快速、批量盤點，精準查詢與定位、安全監測等功能，提高檔案管理的電子化、智能化水平。