三、規范存在的主要問題及相關改進建議

(一)規范的術語和定義問題及改進建議

第一，對專業術語的定義精度尚需提高。 例如，規范對錄音錄像電子文件的定義為“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責過程中，通過計算機、數字化轉換等電子設備形成、傳輸和存儲的數字音頻和數字音視頻文件。錄音錄像電子文件由內容、結構、背景組成”。

這個定義的屬概念是“數字音頻和數字音視頻文件”，定義項中說明的種差包括：形成主體因素—“國家機構、社會組織或個人”、產生領域因素—“在履行其法定職責過程中”、制作手段因素—“通過計算機、數字化轉換等電子設備形成、傳輸和存儲”。就總體而言，這個術語定義并沒有揭示出“ 錄音錄像電子文件”和其他類型的電子文件的主要差異。

因為，從種差的角度看，前述的三個種差，其他電子文件也基本上同樣具備，并非個性特征而是共性特征。至于后面的組成要素說明，也沒有體現出錄音錄像電子文件同其他電子文件有什么不同之處，都是由“內容、結構、背景組成”的。

因此，如果將這些共性的因素抽取掉，那么剩下的表述就是：錄音錄像電子文件就是數字音頻和數字音視頻文件。這個表述是沒有問題的，因為“錄音錄像電子文件”的另一個名稱就是“數字音頻和數字音視頻文件”，所以可以表述為：錄音錄像電子文件又稱數字音頻和數字音視頻文件。

可見，規范對錄音錄像電子文件的定義是不夠嚴謹的。其實，錄音錄像電子文件的屬概念在規范的3.1中已經定義過了，即“錄音錄像文件”。從概念的外延角度看，錄音錄像文件中包括模擬音頻、視頻文件(模擬態的錄音錄像文件)和數字音頻、視頻文件(數字態的錄音錄像文件)兩種類型。兩者的主要區別是記錄信號的方式不同。

模擬音頻、視頻文件(模擬態的錄音錄像文件)的信息記錄方式是模擬信號，這種信號在時間和幅度上都是連續的信號。而數字音頻、視頻文件(數字態的錄音錄像文件)的信息記錄方式是數字信號，這種信號在時間和幅度上都用離散的數字表示。可見，對錄音錄像電子文件的術語定義應該是：采用數字信號記錄的錄音錄像文件，又稱數字音頻和數字音視頻文件。對錄音錄像電子文件采用的數字信號在時間和幅度上都用離散的數字表示。

再如，規范對錄音錄像檔案的術語定義是：“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的錄音錄像文件。”雖然這個術語定義是根據DA/T 62—2017的3.1條目改寫而來，但是其中也存在表述嚴整性不夠的問題。

歸納起來，主要問題包括：

(1)定義項中的屬概念選擇不當。錄音錄像文件是一個個體性術語概念，其計量單位是“件”;錄音錄像檔案則是一個聚合概念或整體性概念，是在一定分類體系中系統存在的一種檔案，即“有機體”記錄。有保存價值的錄音錄像文件是構成錄音錄像檔案這個有機體的基本要素。所以，錄音錄像文件與錄音錄像檔案這兩個概念之間的關系是個體概念與整體概念的關系。邏輯學上是禁止用個體概念來定義整體概念的。譬如，我們可以說人體是由細胞構成的，但是不能說細胞就是人體。因為“細胞”是個體概念，“人體”則是整體概念。

(2)定義項的種差表述重復。具有憑證和查考價值的文件，就已經具有保存價值，為什么還要重復表達呢?另外，歸檔保存只是一種管理行為方式，并不是文件轉化為檔案的必要條件，為什么要作為定義的種差項提出來呢?如果認為這種種差有必要，那么所有的文件與檔案管理行為活動是不是都可以納入到定義項的種差之列呢?這顯然是沒有必要的。

總之，對錄音錄像檔案的術語定義可表述為：有保存價值的錄音錄像文件集合，其中包括模擬錄音錄像檔案和數字錄音錄像檔案兩種。又如，對“模擬信號錄音錄像文件數字副本”的術語定義是：“模擬信號文件或檔案經過數字化加工后形成的，存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機等電子設備識別的數字信號文件。”這個定義有些讓人莫名其妙，既然已經認定其為“數字副本”了，怎么一經定義，就搖身一變又成了“數字信號文件”了呢?顯然在邏輯上存在問題，難以自圓其說。

第二，對專業術語的層級安排有待改進。如3.1“錄音錄像文件”和3.2“錄音錄像電子文件”這兩個術語就不是同一個層級的，應該在3.1“錄音錄像文件”的下面增加一個層級來安排就合理了，即3.1.1錄音錄像電子文件、3.1.2錄音錄像模擬文件、3.1.3 模擬錄音錄像文件數字副本。再如，3.3“錄音錄像檔案”的下面也應增加兩個子術語，即3.3.1模擬錄音錄像檔案和3.3.2數字錄音錄像檔案。

第三，對專業術語定義的遺漏。規范沒有將“錄音錄像電子檔案”這一術語列入標準中，是一個明顯的漏洞，也在一定程度上影響了標準的整體質量。

第四，術語的命名精準度不夠。例如“模擬信號錄音錄像文件數字副本”這個術語概念的命名就顯得啰嗦、煩瑣，為什么不采用“模擬錄音錄像文件數字副本”呢?難道大家會誤解“模擬”的含義嗎?類似的問題還出現在3.7“模擬信號錄音錄像文件數字化”的術語命名上。

(二)缺乏學理支持及改進建議

規范的“6.1.2保管期限劃分與分類”中規定“可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對錄音錄像文件進行分類”。

雖然是兩種推薦性的分類方法，但是卻沒有科學的檔案分類理論支持，而且和科學的檔案分類理論相矛盾。檔案分離理論主張作為檔案分離標準(劃分標準)使用的檔案屬性與特征，應具有客觀性和長期穩定性。

規范的 6.1.2條目卻將“保管期限”這種人為性、主觀性、不穩定性很強的價值屬性作為錄音錄像文件的分類標準提出來，很顯然是缺乏檔案分類科學理論支持的。在檔案實體管理實踐中，人們為了能夠及時地搶救重要檔案和有效地進行日常的安全防護管理，將具有相同保管期限的檔案集中排列在一起。但這并不是分類方法，而是一種檔案庫房中采用的安全保護、防護方式。

(三)條目組織的排序問題及改進建議

規范的某些條目排序存在著集中度不夠的問題。例如，與“歸檔”有關的條目被人為地分散在4.1 歸檔范圍、5.1 收集范圍、5.2收集要求、7.1歸檔等四個部分。這種分散表述的方式不利于標準的適用者順利地掌握錄音錄像文件的歸檔方面的全部要求。建議修改時予以適當集中。

規范一些條目排序同檔案業務工作的流程缺乏必要的關聯。例如，把收集工作的規定和要求放在歸檔工作之前，把移交從收集工作中單獨拿出來放在標準的最后，把利用放在統計和移交工作之后，把劃分保管期限的工作放在分類工作之前，等等。建議標準的制訂者按照檔案工作的一般規律和流程順序來安排各個條目的前后順序。

(四)標準用語的精練問題及改進建議

規范的標準用語還存在一些不夠精練的問題。對于術語部分的問題，本文前面已經說明過了，不再贅述。有些條目的表述，還需簡化、明了。例如，在總則部門已經明確表達了“應收盡收、應歸盡歸”的思想之后，在 6.1.1的一般要求中又強調“應歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理應符合以下基本要求……”注意，這里先后出現了兩個“應”字，是沒有必要的，其實這一條目主要是對歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理提出的基本要求，所以第一個“應”字就顯得多余了。同樣的問題還出現在6.2.2中。

(五)條目表達的完整度問題及改進建議

例如，“6.1.4文字材料的整理”的表述是：“重大活動籌備、實施過程中形成的文字材料、重要實物等，宜按文書檔案有關要求進行整理、編目并歸檔保存。”這一條實際上是對錄音錄像電子文件的整理補充規定。所以，對這些與錄音錄像電子文件密切相關的文字材料的整理，應強調建立彼此關聯的方式和要求才更有實際的操作意義。