我們看了 1998 年第 9 期《中國檔案》雜志“檔案科技”欄目中“北方基層檔案館的綜合防塵措施” 一文后很受啟發 , 我們在基層工作的同志認為 , 在現有的經濟條件下 , 財政上不可能拿出更多的錢來改造大多數基層檔案館 、室 。怎樣才能長期地保管好基層檔案館 、室保存著的檔案資料 ?我們立足于現有條件 , 利用泡沫海綿起到了很好的防塵效果 ,現獻上此經驗 ,希望能為檔案保護起到一點作用 。

我們檔案部門通常使用的五節鐵皮檔案柜有著搬運方便,調整容易 , 防光效果好等有利的一面 , 但受檔案庫房溫濕度不易控制和塵埃的影響 , 也存在著防塵、 防濕效果差的不利一面 , 我們在實踐中總結出在五節鐵皮檔案柜門框邊加裝密封膠條從而起到加強防塵防濕作用的簡易方法。

具體作法是 :用密封膠條或海綿泡沫條(市面上有售)截成厚約半公分 、 寬約 1 公分左右的條狀物粘在鐵皮檔案柜門框邊上, 門中縫也要加粘密封膠條 ,這樣就可起到加強防塵作用。如果在柜中放置去濕劑,如用多層細布縫制袋子放入生石灰 , 并留出生石灰吸濕潮解體積增大的相應位置 , 還可起到加強去濕的作用 。它適合保管比較怕潮的照片檔案 , 以及放置照相器材和一些精密儀器 。

代表性的工商業放款帳戶 , 選留一部分 。會計報表類的月 、季度報表少量選留 。

(四)民國檔案鑒定方法

1.先易后難民國檔案較多的檔案館 ,鑒定工作要選好突破口 ,從實際出發 , 先易后難 。可以先鑒定訴訟檔案 、會計檔案 、學校檔案 。這些檔案數量大 ,難度小 ,通過鑒定 , 不僅可以獲得經驗 ,而且會取得較大成績 。

2.先行試點

鑒定民國檔案必須嚴格要求 , 謹慎行事, 先行試點 ,逐步推開 。從一個省 、市(地區)來說 , 省 、市(地區)檔案局應選擇一兩個檔案館鑒定民國檔案 , 用以指導全省 、市(地區)民國檔案鑒定工作 。從一個檔案館來說 , 應選擇一兩個全宗鑒定 , 取得經驗 。

3.加強指導

各省 、市 、自治區應組建權威的民國檔案鑒定委員會 ,負責本地區民國檔案鑒定的指導 、監督與檢查。

4.聘請史志人員參加

研究單位的歷史學者 、大中學校的歷史教師有豐富的歷史知識 , 地方史志編修人員熟悉地方史 , 他們鑒定檔案歷史價值的能力強于檔案人員 。因此 , 檔案人員與史志人員組成各級檔案館民國檔案鑒定小組是最理想的班子 。

5.加強培訓

省 、市(地區)檔案局對各檔案館民國檔案鑒定人員要加強培訓 ,未經過培訓的人員不得參加鑒定 。

6.不區分全宗 ,不重新組卷

民國檔案的整理雖然不很科學 , 全宗和案卷存在不少問題 ,不便提供利用 。但是 ,一件檔案已經固定在一個卷內 , 一個案卷已經固定在一個全宗內 , 檔案已經有了固定的檔號 。只要有檔號 , 就能找到這件檔案 。只有案卷目錄 , 當然利用不便 。如果編制文件級的檢索工具 , 利用不便的問題可以迎刃而解。因此 , 不需要在鑒定中或鑒定前后重新劃分全宗 ,重新組卷 。經過鑒定 ,整卷銷毀的在案卷目錄上注明 , 卷內部分文件銷毀的在卷內備考表注明 。這樣處理 ,以前的檢索工具不至于報廢, 而且節省人力 、物力和財力 。

7.銷毀與交換

經過鑒定可以銷毀的檔案 , 要編制銷毀清冊 , 寫出申請銷毀報告 ,經審查批準后方可銷毀 。屬于銷毀的檔案可以在檔案館之間交換 ,各取所需 , 互為補充 , 互通有無 。