引言

隨著網絡和信息技術的快速發展，大數據、云計算、人工智能的研究應用越來越深入，我國企業數字檔案館(室)建設正在有序推進。以“檔案”、“用戶需求”、“信息服務”作為關鍵詞，在CNKI數據庫中進行篇名組合檢索、主題組合檢索，共得到最近十年發表在核心期刊上的140余篇文獻，這些文獻主要對檔案館(室)服務能力的基本內容、服務方式、影響因素、存在的問題、評價、提升策略等方面進行了廣泛探索。

然而，目前國內學者大多停留在對公共檔案館、高校檔案館的研究上，企業數字檔案室仍在建設實踐中摸索前行，總體上處于起步階段，而對于勘測設計行業設計類企業檔案全流程管理、基于BIM技術的檔案接收保管和利用模式等研究較少。

勘測設計企業在數字化、信息化過程中積累了大量數字檔案資源。同時，伴隨網絡環境的成熟以及新媒體的廣泛應用，檔案在勘測設計、成果增加出版、職稱評審、項目申報、工程回訪等所起的作用越來越突出，勘測設計人員對數字檔案服務提出了更高的要求。

由此，大量的數字檔案資源建設與有限的網絡化服務形成了矛盾。另外，企業檔案室作為檔案管理最基本的部門，是職工群眾了解檔案、認識檔案、使用檔案的窗口。加強企業數字檔案室建設，事關檔案服務的提質增效，事關企業轉企改制、繁榮發展。按照國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，要求全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化;創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升。因此，數字檔案館(室)建設已成為企業檔案工作提質增效與創新發展的必由之路。

一、檔案管理優化升級的途徑

傳統的檔案管理模式在初級信息化條件下，未能充分發揮信息化帶給檔案管理的效能提升，在業務管理的各個環節需要大量的人力與時間來完成，尤其是信息化技術條件下傳統檔案管理不能有效滿足企業降本增效、高效提供信息資源利用支持、精益化業務流程管理能力提升的多樣需求，尤其是隨著勘測設計企業承接工程項目的增多，檔案數量以每年幾萬卷的速度增加，且工程設計檔案大部分都需要永久保存，所需空間資源大幅增加，庫房空間無法滿足需要，導致檔案庫房負荷過大。 

再加上，隨著建筑信息模型(BuildingInformationModeling，簡稱BIM)技術的深入發展，越來越多的建設工程項目使用了BIM技術，過程中誕生了大量的三維數據，BIM的多元化數據對檔案管理工作帶來了新的挑戰。在此基礎上，如何通過企業數字檔案室建設，促進企業檔案管理模式優化升級，滿足日益多樣化、復雜化的檔案服務需求與業務精益化目標實現條件，是我們開展數字檔案室建設的重要著眼點。

二、實現電子文件前端控制的重要手段

前端控制是文件生命周期理論的重要內容，文件的形成是前端，歸檔、鑒定、整理、保管等是后端，永久保存或銷毀是末端。由于電子文件的易更改性，電子文件顯得“稍縱即逝”，檔案人員若不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在，故前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全的重要保障。根據電子文件的特點和管理要求，建設數字檔案室，形成一個完整的管理體系，對電子文件從產生到歸檔，再到永久保管或銷毀的整個生命周期進行管理，監控和記錄該電子文件創建、登記、修改、審核、簽署、分發等一切操作過程，將電子文件中不可視的部分變為可視的元數據保存下來，同時，元數據不間斷地對電子文件的物理管理進行自我記錄。這些管理和追蹤記錄，對于證明電子文件的行政有效性和法律證據性極其重要。