基層檔案室是基層工作人員儲存信息的重要場所，檔案是基層單位人員信息的重要載體，是基層單位管理工作的一項重要組成部分，科學并且規范地管理好基層單位的檔案，對人力及其他資源的開發以及利用發揮著十分重要的作用，對基層單位的生存和發展非常關鍵。與此同時，它也是一個評價和考核基層單位工作人員工作和管理業績的重要尺度。但由于管理檔案工作的結果不能夠生成直接經濟效益，再加上有很大一部分職工管理檔案的意識薄弱，認識不到基層檔案是一種非常貴重的信息資源，進而造成基層單位檔案工作產生局限性，導致檔案管理能力弱化，管理方式單一，使檔案管理在安全性上存在隱患，其導致的結果是檔案管理水平始終處于一個相對低下的水平。

1 基層檔案管理工作的基本職能

基層檔案室的基本功能是負責基層單位在重大的工作以及活動中生成的具有重要意義且具備保存價值的文件材料的歸檔和管理工作。它涵蓋了基層單位黨政、人事、基礎建設等多方面的內容。當前，隨著我國經濟水平的全面提升，大城市各大單位檔案管理工作也朝著科學、規范、信息化方面發展。

電子數據的發展為檔案管理人員在開發和充分利用檔案資源方面提供了十分便捷的途徑。與之形成鮮明對比的是基層單位檔案管理卻大多還處于專業工作人員少、技術管理平臺簡單、工作環境比較簡陋的情況下，沿用著相對傳統的“封閉型”管理模式，再加上工作人員檔案意識和管理能力等多方面條件的制約，使基層單位在檔案安全上存在著很大的威脅。

基層檔案室在其發展的過程中可以產生具有基層單位行業特點的各式檔案。比如各種文書檔案和人事檔案，它們是基層單位十分貴重的信息資源，也是寶貴的財富。所以，基層單位的檔案管理既需要做到門類齊全，滿足基本需求，又要找到適合本地區特點的安全有效的管理方法，這其中既能分散又可以集中的簡約、扁平化的管理方法無疑可以成為一種簡單安全的方法。

2 建立安全高效的管理措施

2.1 收集有用資料

需要擴大基層檔案室對材料的收集范圍，對基層檔案員需要進行專業知識培訓，利用所學專業的檔案知識做好檔案資料內容的采集和鑒定工作，去其糟粕，取其精華，刪掉重復和無用的文件資料，進而保證檔案資料的質量，同時需要防止重要材料的丟失。

2.2 建立檔案索引

在電腦已廣泛使用的情形下，充分利用現代化的設施條件進行電腦資料錄入、檢索文件、統計資料、借閱檔案等工作，可以改變以往較為落后的手工操作，在提高工作效率同時可以減少工作失誤的發生，為基層檔案室以后能更加安全平穩的運行打好良好基礎。

2.3 科學規范存放

要根據不同部門的檔案進行專門存放，要對檔案進行分類式存放，并定期對存放部分進行維護式處理，及時對超日期存放以及沒有保存價值的檔案資料進行銷毀，以確保檔案的實用價值，并且保證檔案管理工作的順利安全運行。

2.4 穩定管理隊伍

基層單位的檔案管理工作人員有很大一部分為兼職，并且人員流動性比較大，所帶來的不利結果就是工作人員責任心弱，這對維護基層檔案安全性及完整性來說非常不利。要更好地解決這個難題，就需要基層領導干部重視基層檔案室工作人員的梯隊建設。首先，要充分明白檔案室管理工作人員崗位的重要性，摒棄“誰都能干”的偏見;其次，要把檔案管理人員隊伍組建當作基層發展的重要基礎工程來對待，制訂科學合理的組建計劃，確定能保證檔案管理梯隊的備用力量充足。

2.5 加強基層檔案室工作人員的素質

加強對檔案工作人員的素質教育和培養，使他們能更加熟悉檔案管理工作的各個基本環節和要求，充分調動工作人員的能動性，摒棄傳統的陳舊的管理觀點，爭取機會能到更大型的檔案管理部門進修學習，開闊眼界，熟知本專業最新動態，主動積極探索更加先進的管理模式，使檔案管理工作更加科學、實用，從而保證檔案管理工作出錯更少，保證最大限度的安全。安全高效的檔案管理工作是一項長遠而又復雜的工程，其最終目的是保證檔案材料能得到最有效的利用。基層檔案室目前尚不具有搞大城市那種“高、大、上”的運行模式，在實際工作中需要根據當地現有基礎條件創建出一套保證檔案管理工作安全運行的管理方式，來更好地實現基層檔案資料管理的職能，滿足基層地方的實際需要。