如何給智能檔案密集架編號(hào)

如何快速有效地對(duì)檔案進(jìn)行編碼整理，方便的使用智能檔案密集架。為滿足廣大用戶的需求，特為您詳細(xì)講述如何快速的為檔案密集架有效地編碼，存檔。

智能檔案密集架編號(hào)應(yīng)符合下列要求：

1、整齊一致

排列一致，橫豎成行，不同規(guī)格式樣的分排;

2、通風(fēng)避光

有窗庫(kù)房的智能密集架排列，應(yīng)與窗戶垂直，以避免強(qiáng)烈光線直射;

3、空間利用

主要過(guò)道的寬度一般可在1m-1.2m間，一般的、非密集架、架與架之間的距離以0.8m左右為宜，柜與柜間的距離適當(dāng)加寬，柜架不應(yīng)緊靠墻壁;

4、統(tǒng)一編號(hào)

自門口起從左至右編架(柜)號(hào)，每個(gè)架(柜)子的欄也從左至右編號(hào)，每欄的格自上而下編號(hào)。如果沒(méi)有欄，則是從上到下編格號(hào)。

以上是大致的思路，以下是具體的執(zhí)行規(guī)范。

圖

1、主題內(nèi)容與適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔號(hào)的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案館(室)編制檔號(hào)。

2、術(shù)語(yǔ)

2.1檔號(hào)

智能檔案密集柜在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的作用。

2.2全宗號(hào)

智能檔案密集柜給定每個(gè)全宗的代碼。

2.3案卷目錄號(hào)

全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。

2.4類別號(hào)

館(室)藏檔案類別的代碼。

2.5項(xiàng)目號(hào)

產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字和代號(hào)。

2.6案卷號(hào)

案卷排列的順序號(hào)。

2.7件號(hào)

案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。

2.8頁(yè)(張)號(hào)

案卷內(nèi)文件每頁(yè)(張)的順序號(hào)

2.9代碼

一個(gè)或一組有序的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號(hào)。

3、檔號(hào)編制原則

3.1唯一性原則

檔案館(室)內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

3.2合理性原則

檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

3.3穩(wěn)定性原則

檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變

3.4擴(kuò)充性原則

檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。

3.5簡(jiǎn)單性原則

檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存儲(chǔ)空間，提高處理效率。

4檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種：

4.1第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—案卷目錄號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)(張)號(hào)。

4.2第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類別號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)(張) 號(hào)。

4.3第三種結(jié)構(gòu)為：類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)(張)號(hào)。

4.4檔號(hào)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫(xiě)時(shí)上、下位代碼之間用“—”(短橫)相隔。

4.5件號(hào)、頁(yè)(張)號(hào)可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項(xiàng)編號(hào)。

5、檔號(hào)的編制方法

5.1全宗號(hào)的編制方法

全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。

5.1.1全宗屬類代碼的編制方法

5.1.1.1在一個(gè)檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應(yīng)重復(fù)。

5.1.1.2全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。

5.1.2全宗順序號(hào)的編制方法

5.1.2.1全宗屬類內(nèi)的各個(gè)全宗按排列次序流水編號(hào)。

5.1.2.2在一個(gè)屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號(hào)。

5.2案卷目錄號(hào)的編制方法

案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5.2.1案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置，可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。

5.2.2每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào);案卷數(shù)量超過(guò)1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。

5.2.3在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。

5.3類別號(hào)的編制方法

5.3.1類別號(hào)由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。

5.3.2不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“.”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)。

5.3.3在一個(gè)智能檔案密集柜(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。

5.4項(xiàng)目號(hào)的編制方法

項(xiàng)目號(hào)引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)

5.5案卷號(hào)的編制方法

5.5.1案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5.5.2目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

5.5.3每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄;如一個(gè)案卷流水順序號(hào)分登兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷目錄時(shí)應(yīng)合并為一個(gè)目錄號(hào)或按目錄分編相應(yīng)數(shù)目的案卷流水號(hào)。

5.6件號(hào)的編制方法

5.6.1不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào)。

5.6.2件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5.6.3卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

5.6.4件號(hào)前必須同時(shí)列寫(xiě)案卷及其以前各號(hào)。

5.7頁(yè)(張)號(hào)的編制方法

5.7.1頁(yè)(張)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5.7.2卷內(nèi)文件各頁(yè)(張)按排列次序流水編號(hào)。不應(yīng)有空號(hào)。

另外檔案編號(hào)如何編寫(xiě)，有以下幾種方法，一一介紹如下：

1.筆形編號(hào)法

按照檔案卷名的筆形取角編號(hào)的方法，具有簡(jiǎn)便、易學(xué)、編號(hào)效率高、誤差少，檔案存放集中、穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)。

2.姓氏筆劃編號(hào)法

首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進(jìn)行編號(hào)的方法。

3.漢語(yǔ)拼音字母編號(hào)法

根椐漢語(yǔ)“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號(hào)的方法。

4.單位編號(hào)法

存在檔案存放位置不固定或檢索費(fèi)事、效率不高以及需要經(jīng)常調(diào)整檔案柜等弊病。

5.一條龍排列方式

這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號(hào)的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。

6.按姓氏分別排列方式

這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫(xiě)的檔案號(hào)分別上架或入柜。

7.按群體組合排列方式

這種方式是以一個(gè)地區(qū)或一個(gè)單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。